1、信紙統(tǒng)一，且最好有公司LOGO、主要產(chǎn)品的圖片類別等，網(wǎng)絡(luò)下載的信紙不適合商務(wù)使用。

      2、格式正確、統(tǒng)一，郵件主題合理，拼寫無(wú)誤，所有發(fā)給客戶的郵件都應(yīng)采用統(tǒng)一格式。

      （1）郵件主題最好包含公司名字，如公司名字是EXPORT，行業(yè)是PLASTIC，這封郵件的內(nèi)容是給一款產(chǎn)品報(bào)價(jià)，那么主題可寫成Export Plastic/quotation of item A。其好處在于可以方便客戶及自己以后查找信息，方便又節(jié)省時(shí)間。

      （2）郵件正文兩端需對(duì)齊。對(duì)于段落很多的郵件，正文兩端對(duì)齊會(huì)顯得相對(duì)整潔。

      （3）第一封郵件最好寫Mr.或者M(jìn)s.某某，職位寫SALES MANAGER，是否是經(jīng)理沒(méi)關(guān)系，職位高的話客戶會(huì)覺(jué)得重視他，對(duì)自己有利。

      （4）落款有公司標(biāo)識(shí)以及詳細(xì)聯(lián)系資料。

      3、版面整潔。在OE里將撰寫郵件的字體、字號(hào)（10-12號(hào)較好）都設(shè)置好，不要大小不統(tǒng)一，也不要花花綠綠的，特別不要全篇都是大寫字母，會(huì)增加閱讀難度，讓人反感。除非是一些需特別提醒客戶注意的地方，則可用大寫，加粗，以及特殊顏色等突出顯示。

      4、拼寫無(wú)誤，在每封郵件發(fā)出之前，都應(yīng)仔細(xì)檢查是否全部拼寫無(wú)誤。

      5、表述準(zhǔn)確，不要讓客戶產(chǎn)生任何歧義，盡量避免有歧義的單詞或短語(yǔ)，俚語(yǔ)等也要盡量避免。

      6、向客戶提供非常詳細(xì)的資料，回答他的問(wèn)題，并將他沒(méi)有涉及到的問(wèn)題提出來(lái)。這樣會(huì)讓客戶覺(jué)得你很細(xì)心、可靠且非常專業(yè)。但需注意，詳細(xì)并不是說(shuō)一股腦的將所有東西都托盤而出，應(yīng)該學(xué)會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候談適當(dāng)?shù)氖虑椤?/span>

      7、有條理，能夠讓客戶清楚地明白郵件內(nèi)容，談完一件事再談另外一件，混在一起會(huì)讓人頭暈。很多時(shí)候，用1、2、3、4等標(biāo)出來(lái)你要說(shuō)的東西會(huì)非常有用，客戶很清楚就知道你要說(shuō)或者問(wèn)什么。

      8、方式多樣，比如利用圖示、照片說(shuō)明等，往往很多事情用語(yǔ)言很難說(shuō)清楚，但如果是一張圖紙，或者一幅照片，就一目了然了。

      9、及時(shí)，盡量做到當(dāng)天郵件當(dāng)天答復(fù)。在收到郵件后，應(yīng)馬上整理出自己不能解決的問(wèn)題，及時(shí)提供給其他部門或者供應(yīng)商，要求他們?cè)谔囟〞r(shí)候給予詳細(xì)答復(fù)。將此養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣，早上收到郵件后，整理出哪些需要詢問(wèn)技術(shù)人員或者供應(yīng)商解決，將問(wèn)題給他們后，再回復(fù)能夠回復(fù)的郵件。如果不能當(dāng)天答復(fù)的，要給客戶一個(gè)說(shuō)明，為什么答復(fù)不了，并向其承諾一個(gè)明確的時(shí)間。

      10、適時(shí)跟蹤，一般客戶都是同時(shí)詢問(wèn)很多供應(yīng)商，所以要適時(shí)提醒他你把他放在心里，并讓他知道你在等待他。比如公司有了什么技術(shù)改進(jìn)或者新的產(chǎn)品開發(fā)，可發(fā)送給很多客戶，或許就有機(jī)會(huì)。

      11、學(xué)會(huì)維護(hù)好客戶的關(guān)系，這是最難也是最重要的一點(diǎn)。最基本的就是坦誠(chéng)相待，不要欺騙，適當(dāng)?shù)墓ЬS也很有用。

來(lái)源：雨果網(wǎng)